Fungsi Data Validation pada Microsoft Excel

Data Validation pada Microsoft Excel berfungsi untuk mempermudah kita sebagai pengguna dalam pengecekan data apabila terjadi kesalahan input atau nilai value cell yang tidak diinginkan. Data Validation juga berguna untuk mencegah data yang tidak valid atau yang tidak seharusnya di input ke dalam Cell, semisalnya kita ingin mengisikan sejumlah range angka dalam sebuah cell, Data Validation ini bertindak sebagai checker dan security apabila kita salah menginput data yang diinginkan sebelumnya.

Contoh simplenya adalah seperti ini, seorang guru kelas sekolah dasar akan menginput data nilai ujian dari para murid, range angka yang akan kita tetapkan sebagai contoh dalam sebuah cell nilai ujian tersebut adalah angka 1 hingga 10. Ini artinya anda atau seseorang lain yang hendak menginput data di dalam cell tersebut, tidaklah boleh mengisi dengan angka diluar dari angka aturan tersebut. Fungsi utama Data Validation ini adalah untuk mencegah agar hal tersebut tidak terjadi dan mencegah kesalahan penginputan data.

Cara menggunakan Data Validation pada Microsoft Excel

1. Klik Data, Pilih Data Validation

2.Setelah itu akan muncul 3 menu pilihan seperti pada gambar dibawah ini, yaitu Settings, Input Message, Error Alert. Setting digunakan untuk menyeting data validation, Input Message digunakan untuk member pesan ketika mengisi sebuah cell dan Error Alert adalah sebuah pesan yang muncul ketika kita salah mengisi data, atau dalam kata lain data yang dimasukkan kedalam Cell tidak sesuai dengan setting data Validation. Berhubung dalam contoh cell yang akan kita bahas mengenai nilai ujian, maka string yang akan kita gunakan pada menu Allow adalah Whole Number untuk mencegah jika yang diinput ke dalam cell bukanlah sebuah angka, maka akan memunculkan pesan error.

Penjelasan Menu yang berada pada kolom setting Data validation

• Any Value : Data Validation automatis mensetting semua data dapat dimasukkan kedalam cell yang telah kita setting dengan Data Validation, 
• Whole Number : Data Validation akan mesetting semua data yang masuk harus berupa angka, kalau data yang dimasukkan bukan berupa angka maka akan menunjukkan error Alert atau pesan kesalahan. 
• Decimal : Data validation akan mensetting semua data yang masuk ke dalam Data Validation akan berupa angka decimal 
• List : Data Validation akan membuat sebuah Pilihan List untuk mengisi data
• Time :digunakan untuk mengsetting data Validation, semua data Harus diisi berupa format Waktu, kalau tidak diisi dengan Format waktu maka akan menyajikan pesan input alert. 
• Date : data Validation hanya harus dapat diisi dengan Menu Date atau tanggal. 
• Text Length : Data validation akan mengisi teks yang panjangnya sama dengan 
• Custom : semua data dapat diisikin ke dalam menu Custom.

3. Cara Setting Data Validation. Pada gambar dibawah ini, setelah mengklik Menu Setting dan Whole Number, maka akan muncul pengaturan yang akan kita tetapkan, yang mana menurut contoh kasus yang kita buat sebelumnya, range yang harus terisi berada dalam range angka 1 -10. Isilah jumlah mininum dengan angka 1 dan maksimum dengan angka 10. Dengan pengaturan ini maka angka diluar rules tersebut tidak bisa diisikan dalam cell tersebut.

4. Input Message berfungsi untuk membuat note / pesan yang akan muncul dalam cell guna mengingatkan kita akan rules yang harus kita ikuti.

5. Error Messages, disinilah peran penting dari Data Validation. Error Messages akan memberitahu kita apabila kita salah dalam menginput data atau tidak sesuai dengan perintah aturan yang telah ditetapkan sebelumnya. Isilah Title dan Error message dengan pesan yang sesuai keinginan anda. Dalam studi kasus, range angka adalah 1-10, maka apabila kita mengisikan angka diluar angka tersebut, maka akan muncul pesan error seperti dibawah ini.

Itulah Fungsi penting dari Menu Data Validation pada Microsoft Excel. Dengan Data validation maka akan meminimalisir kesalahan pengguna dalam penginputan dari data yang seharusnya diinput. Semoga tutorial microsoft excel untuk pemula ini dapat bermanfaat bagi pembaca sekalian.